РУМБА 8. Управление отелем

РУМБА 8, Управление отелем - программа разработана на платформе 1С: Предприятие 8 и предназначена для использования в службах размещения, бронирования, эксплуатации гостиниц, пансионатов и домов отдыха. Решение позволяет вести учет в разрезе нескольких юридических лиц. Программа позволяет в одной БД вести сквозной учет по нескольким гостиницам или нескольким корпусам одной гостиницы.

Детальное описание функциональных модулей программы

Номерной Фонд

  • Возможность вести учет в разрезе нескольких гостиниц в одной базе. Тарифы, типы номеров, номерной фонд задаются для каждой гостиницы. Ограничения персонала на доступ к данным только одной выбранной гостиницы. Возможность получать интегральные отчеты по всем гостиницам.
  • Произвольная группировка номеров с глубиной вложенности до 4, например, Гостиница/Корпус/Этаж;
  • Ведение справочника типов номеров. Произвольная группировка типов номеров с глубиной вложенности до 2;
  • Ведение справочника вспомогательных помещений (саун, спортивных залов и т.д.)
  • Поддержка блоков совмещенных номеров;
  • Управление периодом эксплуатации номера. Возможность вводить номера в эксплуатацию на дату и выводить номера из эксплуатации на дату. Корректное отражение периода «жизни» номеров в отчетах;
  • Ведение истории изменения типов номеров и числа мест в номере. Корректное отражение истории изменения типа номера в отчетах;
  • Аудит изменений параметров номеров персоналом;
  • Ведение справочника видов размещения гостей в номерах;

Бронирование

  • Количественное бронирование по типам номеров (без выбора номера комнаты);
  • Бронирование номеров или мест в номерах;
  • Бронирование вспомогательных помещений;
  • Групповое бронирование с возможностью в одной брони указывать произвольное число гостей и различные планируемые параметры проживания гостей (сроки проживания, тарифы, способы разделения оплаты между контрагентом и гостем);
  • Расчет стоимости брони по тарифам с учетом указанных правил разделения оплаты между гостями и контрагентом, тарифных планов, автоматических и ручных скидок/наценок;
  • Формирование счетов (требований) на оплату брони с автоматическим расчетом состава и стоимости услуг;
  • Контроль возможности принять бронь по остатку свободных номеров/мест. Отображение остатка свободных номеров/мест по дням периода планируемого проживания. Отображение остатка от числа запланированных заездов для выбранного контрагента;
  • Отображение знака взаиморасчетов с контрагентом при бронировании;
  • Контроль над оплатой брони;
  • Отображение статуса оплаты счетов по брони (оплачено/не оплачено/частично оплачено)
  • Поддержка перебронирования номеров и контроль над перебронированием;
  • Автоматический поиск заявителя в базе гостей при бронировании в процессе ввода ФИО;
  • Автоматический поиск похожего контрагента по ИНН в базе контрагентов в момент регистрации нового контрагента;
  • Ведение справочника произвольных статусов брони;
  • Поиск брони по:
    • ФИО заявителя/заезжающего
    • Контрагенту
    • Дате планируемого заезда
    • Номеру брони
    • Статусу брони
    • Имени контактного лица заявителя
    • Полнотекстовый поиск по базе данных, нечеткий поиск
  • Двухуровневый аудит изменений параметров размещений персоналом:
    • Изменений реквизитов размещения;
    • Возможность восстановления значений на любую дату в прошлом.
    • Логирование изменений по типам событий;
  • Регистрация при бронировании дополнительных услуг, которые должны быть оказаны гостям при заезде;
  • Загрузка Интернет заявок/резервирований. Рассылка уведомлений о статусе Интернет брони (принята/отклонена);
  • Автоматическое снятие просроченной брони;
  • Перенаправление начислений между счетами гостей, заявителя;
  • Регистрация депозитов по брони;
  • Печать подтверждения бронирования, выбор языка печати;
  • Отправка подтверждений по эл. почте;

Размещение

  • Размещение гостей «с улицы»;
  • Размещение гостей по брони;
  • Размещение гостей по договорам с контрагентами;
  • Возможность создания групповых лицевых счетов;
  • Возможность разбить групповую бронь на произвольное количество групповых и персональных лицевых счетов;
  • Продление гостей;
  • Переселение гостей;
  • Операции с группами;
  • Возможность автоматического контроля условий разделения оплаты между контрагентом и гостем. Автоматическое изменение способа разделения оплаты при продлении гостя на срок позже установленного в брони или при раннем заезде.
  • Расчет стоимости проживания гостя в реальном времени в процессе редактирования параметров проживания гостя.
  • Оперативная справка о наличии свободных номеров/мест с ценами;
  • Подбор подходящих номеров по планируемому периоду проживания, типу номера, качествам номера, например виду из окна, наличию кондиционера, полу и гражданству соседей и т.д. Автоматическая фильтрация номеров на уборке, ремонте;
  • Двухуровневый аудит изменений параметров размещений персоналом:
    • Изменений реквизитов размещения;
    • Возможность восстановления значений на любую дату в прошлом.
    • Логирование изменений по типам событий;
  • Автоматический поиск гостей в БД при вводе данных в карточке гостя;
  • Автоматический поиск гостей при сохранении в БД по паспортным данным;
  • Регистрация места рождения и места жительства гостей с возможностью использования Классификатора Адресов РФ;
  • Регистрация миграционных карт и виз для иностранцев, печать уведомления о регистрации иностранных граждан;
  • Ведение журнала регистрации иностранных граждан;
  • Ведение справочника типов гостей. Типизация гостей при поселении или бронировании;
  • Ведение «черного списка» гостей;
  • Возможность блокирования операций с гостем в черном списке;
  • Поиск задолженности гостя по предыдущим проживаниям. Автоматический перенос задолженности в новый лицевой счет;
  • Поиск лицевых счетов гостей по фамилии, номеру комнаты или по пластиковой магнитной карте;

Тарифы и Тарифные планы

  • Многовалютный учет;
  • Поддержка механизмов оплаты по курсу оказания услуги или по курсу оплаты услуги;
  • Ведение цен на услуги в любой валюте;
  • Механизм регистрации цен в программе при помощи приказов об изменении цен, действующих с указанных даты и времени. Хранение истории изменения цен на услуги;
  • Механизм создания тарифных планов, позволяющий автоматически изменять стоимость услуг в зависимости от времени, дня недели, сезона и т.д.
  • Поддержка различных алгоритмов расчета стоимости проживания, в том числе тарифов почасовых гостиниц и помесячных тарифов.
  • Возможность создания своих алгоритмов расчета
  • Для авторизованных пользователей возможность указывать произвольные скидки/наценки;
  • Для авторизованных пользователей возможность указывать свободную цену проживания.
  • Аудит начисленных скидок наценок;

Дополнительные услуги

  • Начисление произвольных дополнительных услуг на лицевые счета гостей;
  • Начисление услуг в любой валюте с фиксацией курса валюты оказания услуги;

Услуги сторонним посетителям

  • Регистрация и оплата произвольных услуг посетителям гостиницы;
  • Формирование актов на дополнительные услуги сторонним посетителям;

Касса

  • Подключение большинства разрешенных для использования в гостиницах Фискальных Регистраторов. Работа с драйверами ККМ:
    • Драйвер ФР от компании Штрих-М;
    • Общий драйвер ККМ от компании Атол;
    • Универсальный драйвер ККМ от компании ККС;
  • Журнал закрытия кассовых смен;
  • Журнал внесений/выплат денег в/из денежного ящика ККМ;
  • Несколько печатных форм X и Z отчетов;
  • Контроль на соответствие возвратов кассовому законодательству РФ;
  • Разделение оплаты между произвольным числом счетов, актов об оказании услуг;
  • Поддержка любых способов оплаты в актах и счетах, в том числе оплат по кредитным картам;
  • Возможность сворачивать скидки/наценки при печати счетов гостям;
  • Возможность сворачивать дополнительные услуги в услугу «проживание» при печати счетов гостям;
  • Выбор плательщика при оформлении счетов по групповым лицевым счетам, в том числе и из числа не проживающих по этому лицевому счету гостей, или выбор любого контрагента;
  • Выбор гостя из числа гостей группового лицевого счета, который будет указан в печатной форме счета. Свертка услуг остальных гостей в услуги выбранного гостя;
  • Возможность печати многоязычных счетов;
  • Переводы названий услуг, типов номеров, тарифов, названия гостиницы и т.д., всего что выводится на печать, на разных языках;
  • Выбор языка печати;
  • Задания языка печати по гостю или контрагенту

Депозиты (залоги)

  • Внесение депозита на лицевой счет гостя;
  • Внесение депозита на бронь;
  • Возможность разделения депозита на основные услуги и дополнительные;
  • Возможность проведения депозитов по ККМ;

Телефонные переговоры

  • Подключение к программе тарификаторов телефонных разговоров (модуль подключения тарификатора WinTariff 32 входит в стоимость основной поставки)
  • Ручная регистрация стоимости телефонных разговоров на номер комнаты;
  • Контроль разговоров в период, когда номер был свободен;
  • Статистика по телефонным разговорам;
  • Статистика по оплате телефонных разговоров;
  • Поддержка использования одного телефона в номере, заселенном гостями с разными лицевыми счетами;

Взаиморасчеты с контрагентами

  • Ведение сквозных взаиморасчетов с контрагентами в разрезе договоров, групп;
  • Формирование актов об оказании услуг по лицевому счету или группе лицевых счетов;
  • Регистрация поступления денег от контрагентов по любому способу оплаты;
  • Механизм автоматического зачета авансовых платежей по актам по алгоритму FIFO ;
  • Поддержка различных алгоритмов автоматического разделения услуг между счетами контрагентов и гостей:
  • Поддержка ручного разнесения услуг между контрагентом и гостями;

Свойства номеров

  • Произвольный набор свойств номеров;
  • Свойство номера учитывается при подборе свободного номера;
  • Отчет по свойствам номеров за выбранный период

Ремонт и уборка

  • Постановка/снятие номеров на ремонт, в том числе с возможностью автоматического снятия номера с ремонта в установленные дату и время;
  • При выезде гостя номер автоматически встает на уборку;
  • Номера на уборке учитываются при подборе свободных номеров;
  • Статистика по уборке номеров;
  • Отчет, рассчитывающий необходимое число уборок номеров, замен белья по истории загрузки номеров. Используется для сверки фактического расхода моющих средств, белья и т.д. с нормами.
  • Планирование и контроль работ горничных

Напоминания

  • Напоминания по расписанию;
  • Напоминания по номеру комнаты;
  • Напоминания по лицевому счету, брони, размещению, гостю, контрагенту;

Планирование работы горничных

  • Ведение справочников работ горничных и нормативов на эти работы;
  • Планирование и ведение графика работы горничных;
  • Печать заданий на уборку номеров;
  • Ведение протокола работ горничных;

Регламентные процедуры

  • Загрузка курсов валют из сети Интернет;
  • Автоматическое снятие просроченной брони;
  • Выгрузка данных Выгрузка данных иностранных гостей в УФМС РФ
  • Закрытие периода
  • Возможность выполнения произвольных процедур по расписанию

Обмен данными с внешними системами

  • Выгрузка документов в «1С:Бухгалтерию». Выгружаются Счета, Акты, Счета-фактуры, ПКО;
  • Выгрузка данных по иностранным гостям для передачи в УФМС;
  • Загрузка данных из Фронт-офиса ресторана о заказах гостей, закрытых на номер комнаты;
  • Загрузка данных из Фронт-офиса ресторана о заказах гостей, закрытых на карту;
  • Выгрузка карт идентификации гостей в Фронт-офис ресторана;
  • Загрузка данных о телефонных разговорах из внешнего тарификатора;

 

Отчеты по загрузке

  • Справка о наличии мест;
  • Загрузка Номерного фонда за период;
  • Загрузка Номерного фонда в разрезе по номерам/корпусам/гостиницам/типам номеров;
  • Планируемый заезд;
  • Планируемый выезд;
  • Фактический заезд;
  • Фактический выезд;
  • Незаезд;
  • Состояние НФ на дату и время;
  • Занятые номера;
  • Свободные номера;

Отчеты по гостям

  • История проживания гостей;
  • История занятости номеров;

Отчеты по взаиморасчетам

  • Должники;
  • Краткий/детальный баланс по взаиморасчетам с контрагентами;

Аналитические отчеты

  • Сводка по продажам номеров в разрезе:
    • Гостиница
    • Номер/Группа номеров
    • Тип номера
    • Тариф
    • Тип клиента
    • Код маркетинга
    • Источник;
    • Фирмы
    • Услуги
  • Сводка по продажам услуг, в разрезе:
    • Гостиница
    • Услуга
    • Цена
    • Тип клиента
    • Код маркетинга
    • Источник;
    • Фирмы
  • Сводка по продажам по географии клиентов, в разрезе:
    • Гостиница
    • Страна
    • Регион
    • Город
    • Возраст
    • Код маркетинга
    • Источник;
    • Цель визита
    • Фирмы
    • Услуги
  • Сводка по продажам контрагентов, в разрезе:
    • Гостиница
    • Тип клиента
    • Клиент
    • Договор
    • Тип гостя
    • Тариф
    • Фирмы
    • Услуги
  • Доходность и загрузка Номерного Фонда;
  • Сводные показатели работы гостиницы (в том числе и нарастающим итогом)

Регламентированные отчеты

  • ОВИР. Печать журнала регистрации иностранных граждан
  • ОВИР. Сводка о количестве иностранных граждан
  • Госкомстат. Сведения о работе гостиницы форма №1 – краткая
  • Госкомстат. Сведения об экспорте/импорте услуг во внешнеэкономической деятельности по форме №8 – ВЭС (услуги)
  • Госкомстат. Отчет о количестве иностранных граждан, посетивших Россию, и о количестве мест для их размещения (форма№2-инт)
  • Госкомстат. Отчет о количестве гостей по странам прибытия и срокам проживания

Контроль над действиями персонала

  • Подробный лог всех действий пользователя в БД;
  • Регистрация корректировок по операциям создания/изменения/удаления записей в основных справочниках и документах. Сохраняется информация о дате, времени, авторе изменений, значениях до и после изменений;
  • Возможность восстановления к предыдущим значениям;
  • Отчет по подозрительным действиям персонала.